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Manual de Usuario — NexGestión CRM

Guía completa para el usuario final. Desde cero.

1. Introducción: ¿Qué es NexGestión?

NexGestión es tu centro de operaciones para gestionar todas las relaciones con clientes, proveedores y contactos. En lugar de hojas de cálculo y notas sueltas, aquí tienes todo centralizado:

  • Clientes: datos, historial, documentos
  • Tareas: lo que hay que hacer y quién lo hace
  • Calendario: reuniones, citas, recordatorios
  • Presupuestos y facturas: propuestas económicas
  • Comunicación: emails, SMS, WhatsApp automatizados
  • Soporte: tickets de incidencias

2. El Escritorio (Dashboard)

Al entrar, ves un panel de control con:

  • KPIs: clientes activos, tareas pendientes, reuniones próximas
  • Calendario: vista rápida de hoy y próximos días
  • Actividad reciente: últimas interacciones, proyectos, tareas
  • Clientes destacados: los que sigues de cerca

Desde aquí puedes saltar a cualquier sección con un clic.

3. Asistente IA de ayuda

En el CRM puedes abrir el asistente de ayuda para consultar cómo utilizar una función sin salir de tu contexto de trabajo. Es una ayuda funcional: explica los pasos y las pantallas, pero no modifica clientes, tareas, facturas ni otros datos por su cuenta.

Preguntas recomendadas

Escribe la acción que quieres realizar y, si es posible, la pantalla actual:

  • «¿Cómo creo un cliente empresa?»
  • «¿Cómo asigno una tarea a un compañero?»
  • «¿Dónde consulto los presupuestos enviados?»
  • «¿Cómo responde un cliente a un ticket desde el portal?»

El asistente responde con pasos numerados y muestra la ruta del CRM cuando esa ruta está publicada en la documentación. Si la función pertenece a un módulo, la respuesta puede depender de que el partner haya publicado su guía de uso.

Qué hacer si no encuentra la respuesta

Indica el nombre exacto de la pantalla, el módulo y la acción que intentas realizar. Si sigue sin haber una guía, contacta con el administrador o el partner. Para problemas de código o para crear un módulo, utiliza el asistente de desarrollo de ForgeNEX Module Lab, no la ayuda funcional del CRM.

4. Clientes

Listado de clientes

La tabla principal muestra todos tus clientes con columnas configurables:

  • Nombre / Empresa
  • Email y teléfono
  • Tipo (persona/empresa)
  • Etapa del ciclo de vida
  • Última interacción
  • Etiquetas

Buscar: escribe en la caja de búsqueda para filtrar por nombre, email o empresa.

Filtros avanzados: por tipo, etapa, etiquetas, fecha de alta.

Crear un cliente

  1. Pulsa "+ Nuevo" → Cliente
  2. Rellena:
  3. Tipo: persona física o empresa
  4. Nombre (y apellidos si es persona)
  5. Email y teléfono
  6. Dirección
  7. Datos fiscales (NIF/DNI)
  8. Guardar

Ficha del cliente (Vista 360°)

Al hacer clic en un cliente, ves su perfil completo con pestañas:

Pestaña Contenido
Datos Información principal, contacto, fiscales
Actividad Historial de interacciones, correos, llamadas
Tareas Tareas pendientes vinculadas a este cliente
Presupuestos / Facturas Documentos comerciales
Notas Notas internas del equipo
Tickets Incidencias de soporte
Contratos Contratos firmados
Archivos Documentos adjuntos

Editar / Eliminar

  • Editar: botón "Editar" en la ficha
  • Eliminar: opción en el menú de acciones (va a la papelera, recuperable)

5. Tareas

Vistas

  • Lista: tabla con todas las tareas, filtrable por estado, prioridad, asignado
  • Kanban: tarjetas por columnas (Pendiente → En progreso → Completada)
  • Plan: vista temporal con fechas

Crear tarea

  1. Pulsa "+ Nueva tarea"
  2. Define:
  3. Título
  4. Descripción
  5. Prioridad (baja / media / alta / urgente)
  6. Fecha de vencimiento
  7. Asignado a (puedes asignártela o a un compañero)
  8. Cliente relacionado (opcional)
  9. Guardar

Completar / Editar

  • Completar: check en la tarea
  • Editar: clic en la tarea → modificar campos
  • Subtareas: puedes dividir una tarea en pasos más pequeños

6. Calendario

Muestra tus eventos y reuniones en vista de mes, semana, día o agenda.

Crear evento

  1. Haz clic en un día/hora
  2. Rellena:
  3. Título
  4. Fecha y hora (inicio y fin)
  5. Color (opcional)
  6. Cliente o prospecto vinculado
  7. Guardar

Invitar participantes

Al crear o editar un evento, puedes añadir participantes por email. Recibirán una invitación.

Recordatorios

Configura avisos por email o notificación minutos/horas antes del evento.

7. Presupuestos

Crear presupuesto

  1. Ve a Facturación → Presupuestos → Nuevo
  2. Selecciona el cliente
  3. Añade líneas:
  4. Concepto
  5. Cantidad
  6. Precio unitario
  7. El sistema calcula subtotal, impuestos y total
  8. Guarda como borrador o enviar directamente

Estados

  • Borrador: aún no enviado al cliente
  • Enviado: el cliente lo ha recibido
  • Aceptado: el cliente lo aprueba
  • Rechazado: el cliente lo rechaza

Convertir a factura

Un presupuesto aceptado puede convertirse en factura con un clic.

8. Tickets de Soporte

Si tienes una incidencia o pregunta:

  1. Ve a Soporte → Nuevo ticket
  2. Describe el problema
  3. Asígnale un departamento (General, Comercial, Soporte...)
  4. El equipo responde y la conversación queda registrada

9. Comunicación

Mensajes programados

Puedes programar el envío de mensajes (email, SMS, WhatsApp) a clientes:

  1. Elige destinatario(s)
  2. Selecciona el medio
  3. Escribe el mensaje (puedes usar variables como {nombre})
  4. Programa fecha y hora

Campañas

Secuencias de mensajes automatizados. Define una serie de plantillas que se envían según un calendario.

10. Portal del Cliente

Tus clientes pueden acceder a su propio panel en https://<tu-dominio>/portal.php con:

  • Resumen de su actividad
  • Presupuestos (ver, aceptar, rechazar)
  • Facturas
  • Tickets de soporte
  • Documentos compartidos
  • Base de conocimiento (si está activa)

11. App Móvil

NexGestión tiene app para Android:

  • Staff: gestiona tareas, notas, calendario, fichajes
  • Portal cliente: consulta tus datos, tickets y documentos

Escanea el QR desde el panel de Apps del CRM para configurarla.

12. Atajos útiles

Acción Cómo
Búsqueda global Ctrl+K o clic en la lupa
Nuevo cliente Botón "+" en la esquina superior derecha
Filtrar tabla Botón "Filtros" en cualquier listado
Columnas Botón "Columnas" para mostrar/ocultar
Restablecer vista Botón "Restablecer vista" para volver al estado por defecto

13. ¿Necesitas ayuda?

  • Consulta primero el asistente IA de ayuda para dudas de uso del CRM
  • Consulta los tooltips (pasa el ratón sobre un icono ? para ver ayuda)
  • Contacta con tu administrador o partner de NexGestión