Configuración del Sistema (Para Administradores)¶

Si has llegado hasta aquí, es probable que no seas un usuario base del CRM, sino el Administrador del Sistema, un gerente o el propietario de la empresa.

Mientras que en la Guía 14 vimos cómo los usuarios gestionan su perfil individual, esta guía es el manual de la sala de máquinas. Aquí aprenderás a configurar los cimientos sobre los que operará toda tu organización: desde dar de alta a tus empleados, hasta conectar la plataforma con el mundo exterior.

1. Ajustes Generales de la Compañía¶

El primer paso al desplegar el CRM es definir la identidad corporativa. Estos datos no son un mero adorno; se inyectan dinámicamente en los Presupuestos, en el pie de los correos electrónicos y en los portales públicos.

Datos Maestros: Nombre legal de la empresa, CIF/NIF, dirección postal y teléfonos oficiales.
Identidad Visual: Sube el logotipo de tu empresa en alta resolución (preferiblemente en formato .svg o .png transparente). Configura el color de "Acento" corporativo para que los botones principales del CRM coincidan con el color de tu marca, reforzando el sentimiento de pertenencia del equipo.
Huso Horario y Localización: Crucial para que los Eventos del Calendario y los registros horarios cuadren perfectamente, especialmente si tienes equipos trabajando en remoto desde diferentes países.

2. Gestión de Usuarios, Grupos y Permisos¶

El activo más importante de tu CRM son las personas que lo utilizan. Una mala configuración de permisos puede resultar en fugas de información; una buena configuración garantiza que cada empleado vea solamente lo que necesita para hacer su trabajo.

2.1. Creando Grupos (Roles)¶

Nunca des permisos a un usuario de forma aislada. La arquitectura de NexGestión utiliza RBAC (Role-Based Access Control). Debes crear Grupos. Por ejemplo: - Comerciales Junior: Solo pueden ver sus propios Leads, no pueden exportar bases de datos. - Soporte Técnico: Tienen acceso total al módulo de Tickets pero no ven la operativa económica. - Dirección: Acceso total, incluyendo paneles de auditoría.

2.2. Alta y Baja de Empleados¶

Cuando un nuevo trabajador se incorpora, simplemente crea su ficha, asígnale un email corporativo y mételo en su Grupo correspondiente. El sistema le enviará una invitación para crear su contraseña.

⚠️ Regla de Oro (Offboarding): Cuando un empleado abandona la empresa, NUNCA lo borres de la base de datos. Si lo eliminas, romperás el historial de todos los clientes a los que atendió en el pasado, dejando relaciones huérfanas. La acción correcta es Desactivar/Suspender al usuario. Esto le corta el acceso inmediatamente pero mantiene intacto su legado histórico en el CRM.

3. Configuración de Correo Electrónico (SMTP)¶

Para que el CRM pueda enviar alertas a los clientes, recuperar contraseñas o disparar notificaciones urgentes, necesita conectarse al servidor de correo de tu empresa.

En la pestaña "Servidor de Correo (SMTP)", deberás introducir los datos que te proporcione tu proveedor de hosting o tu departamento IT: - Host SMTP: (ej. smtp.tuempresa.com o smtp.gmail.com). - Puerto y Seguridad: Habitualmente Puerto 465 (SSL) o 587 (TLS). - Credenciales: Un usuario y contraseña de una cuenta de envío (ej. [email protected]).

Nota Técnica: Para garantizar que tus correos no caigan en la bandeja de SPAM de tus clientes, asegúrate de que tu dominio tiene correctamente configurados los registros SPF, DKIM y DMARC.

4. Activación de Módulos (Plugins Externos)¶

NexGestión está diseñado bajo un modelo modular. Para mantener el sistema rápido y eficiente, no te forzamos a cargar herramientas que no utilizas.

En la sección "Módulos e Integraciones", verás un listado de todas las extensiones disponibles en el ecosistema. Si eres una agencia inmobiliaria, puedes buscar el módulo Real Estate y hacer clic en "Activar". En fracciones de segundo, el módulo inyectará nuevas tablas en tu base de datos y añadirá nuevos menús a tu barra lateral.

Integraciones de Terceros¶

En esta misma sección es donde introducirás las "API Keys" de servicios externos: - Conexión con WhatsApp Business API para enviar mensajes desde el CRM. - Integraciones con pasarelas de pago o centralitas virtuales (VoIP).

5. Auditoría y Seguridad Avanzada¶

Con gran poder, viene una gran responsabilidad. El panel de configuración te otorga herramientas para blindar tu infraestructura.

Forzar 2FA: Puedes obligar a que todos los miembros del grupo Dirección tengan que usar la autenticación en dos pasos de manera obligatoria. Si no la activan, el sistema no les dejará entrar.
Log de Auditoría (Audit Trail): El "CCTV" de tu CRM. Esta tabla técnica registra absolutamente todo lo que ocurre: quién inició sesión, desde qué dirección IP, a qué hora, y qué dato modificó. Si alguna vez sospechas de una filtración de datos o de un error crítico humano, este es el primer lugar al que debes acudir para reconstruir los hechos.

Con el sistema configurado, tu infraestructura está lista para absorber cualquier volumen de trabajo. Has completado el conocimiento total del sistema. Ahora es tu turno de liderar.