Prospectos y Tableros Kanban: Dominando el Embudo de Ventas¶

En la Guía 03 aprendimos la diferencia teórica entre un Lead (Prospecto) y un Cliente. Ahora vamos a ensuciarnos las manos en la sala de máquinas de tus ventas. Esta guía es una inmersión total en la vista de Leads y, específicamente, en la herramienta visual más potente que tendrás a tu disposición: el Tablero Kanban.

Si eres comercial, director de ventas o simplemente quieres asegurarte de que ningún correo quede sin respuesta, esta es la vista en la que deberías tener la pantalla abierta el 80% de tu jornada.

1. La Filosofía del Kanban¶

La palabra "Kanban" proviene del japonés y significa "tarjeta visual". Originado en las fábricas de Toyota, este sistema te permite mapear un proceso de trabajo (en nuestro caso, una venta) en columnas secuenciales. Cada "Lead" es una tarjeta, y tu objetivo es empujar esas tarjetas desde la izquierda de la pantalla hasta la derecha, donde se encuentra la columna de "Venta Ganada".

¿Por qué usar Kanban en lugar de un listado tipo Excel?¶

Detección de Cuellos de Botella: De un solo vistazo puedes ver si tienes 50 prospectos atascados en la columna de "Esperando Respuesta" y ninguno en "Presupuesto Enviado". Esto te dice inmediatamente que debes dejar de captar y ponerte a hacer llamadas de seguimiento.
Carga Cognitiva Cero: En una lista de Excel, todas las filas parecen igual de importantes. En un Kanban, la tarjeta visual te muestra etiquetas, el valor económico esperado y los días que lleva sin moverse, permitiendo a tu cerebro priorizar sin leer líneas de texto diminutas.
Flujo de Arrastrar y Soltar (Drag & Drop): Actualizar el estado de un prospecto no requiere abrir formularios pesados; basta con agarrar la tarjeta con tu ratón y soltarla en la siguiente columna.

2. Creando un Prospecto (Paso a Paso)¶

Antes de poder mover tarjetas, necesitas crearlas. Hay múltiples formas de que un Prospecto entre al CRM (ej. mediante un formulario web conectado por un Trigger automático), pero vamos a ver cómo crearlo de forma manual.

El Botón Rápido¶

Desde la vista del Tablero Kanban, siempre tendrás un botón flotante o destacado para "Añadir Nuevo Lead" (normalmente identificado con un icono de +).

Datos Críticos en la Creación¶

Al hacer clic, se abrirá un panel lateral o modal. No intentes rellenar todo si tienes prisa, pero asegúrate de rellenar los datos vitales: - Nombre y Empresa: Fundamental para la búsqueda rápida del CRM. - Datos de Contacto (Email o Teléfono): Sin ellos, es imposible hacer seguimiento. - Origen del Lead: ¿Viene de Google, de una recomendación, de puerta fría? Rellenar esto es crucial para que gerencia pueda saber qué campañas de marketing funcionan. - Valor Estimado (Opcional pero recomendado): Si sabes que este cliente quiere comprar un servicio de 5.000€, ponlo. El Kanban sumará los valores de cada columna y te dirá cuánto dinero tienes "caliente" en el embudo.

Al guardar, la tarjeta aparecerá inmediatamente en la primera columna del Kanban, habitualmente llamada "Nuevo" o "Entrante".

3. Anatomía de la Vista Kanban en NexGestión¶

Cuando abres la vista Kanban de Leads, la pantalla se transforma. Exprimimos al máximo el ancho de tu monitor para mostrar columnas de datos. Vamos a diseccionar lo que estás viendo.

3.1. Las Columnas (Fases del Embudo)¶

Cada empresa puede personalizar sus columnas, pero un embudo estándar en nuestro CRM se compone de: 1. Nuevo: Leads recién creados que nadie ha tocado aún. Tu objetivo es vaciar esta columna lo antes posible. 2. Contactado: Ya le has llamado o enviado un email, pero no hay acuerdo aún. 3. Reunión Agendada: Prospectos con los que tienes una cita física o videollamada. 4. Presupuestado: Le has enviado una propuesta económica formal. 5. En Negociación: El cliente ha pedido cambios, descuentos o está pensándolo. 6. Ganado / Perdido: Las columnas finales (muchas veces el sistema oculta las perdidas para limpiar la pantalla, pero están ahí en los informes).

3.2. La Tarjeta de Prospecto (Card)¶

Cada recuadro blanco que representa a un Lead prioriza la información necesaria para resaltar lo que importa: - Título en negrita: Nombre de la empresa o contacto. - Etiquetas de Color (Tags): Puedes clasificar leads visualmente (ej. etiqueta roja para "URGENTE", etiqueta azul para "Sector Salud"). - Temperatura (Días estancado): Si un Lead lleva más de 7 días sin que le añadas un seguimiento, el CRM suele ponerle un icono de aviso para que no se "enfríe". - Foto del Asignado: Un pequeño avatar te indica quién del equipo está persiguiendo a ese Lead.

4. Operando la Vista: Drag & Drop y Acciones Rápidas¶

Movimiento Fluido¶

Para cambiar de estado a un prospecto, haz clic sostenido sobre la tarjeta, arrástrala horizontalmente hasta la columna destino y suéltala. Gracias a nuestra tecnología HTMX, no hay recargas de página. El servidor registra el cambio en milisegundos y un pequeño toast (mensaje verde en la esquina) te confirmará que el cambio se ha guardado.

Acciones Directas desde la Tarjeta¶

Si pasas el ratón (Hover) sobre una tarjeta, aparecerán accesos rápidos: - Icono de Teléfono: Para llamar si tienes integración VoIP. - Icono de Correo: Te abre la ventana de email lista para escribir. - Añadir Nota Rápidamente: En lugar de entrar a la ficha completa, puedes añadir una nota y continuar el contexto desde Notas del perfil.

5. Filtros y Vistas Personalizadas¶

Cuando acumules cientos de Leads, el tablero puede parecer caótico. Para mantener el control, utiliza la Barra de Filtros superior.

Filtro "Solo Mis Leads": Oculta los prospectos de tus compañeros para enfocarte solo en tu cuota.
Búsqueda Intra-Tablero: Un buscador exclusivo para esta vista que filtra tarjetas en vivo mientras tecleas.
Por Origen o Etiqueta: ¿Quieres ver solo los Leads que llegaron de "Campaña de Verano"? Usa el filtro avanzado.

💡 Consejo Pro: Si usas una combinación de filtros muy a menudo (ej. "Mis Leads en estado de Negociación superior a 10.000€"), puedes guardar la URL en tus marcadores del navegador. HTMX respeta los parámetros de la URL, por lo que al hacer clic en tu marcador, el CRM cargará la vista Kanban ya filtrada.

6. Siguientes Pasos¶

El Kanban te ayuda a visualizar tus ventas, pero para que las tarjetas avancen necesitas disciplina operativa. Necesitas saber qué tienes que hacer hoy y a qué hora.

Ese es el dominio del Gestor de Tareas, el cual se nutre directamente de los avisos que configuras aquí.

👉 Siguiente Guía: Gestor de Tareas y Productividad Aprende a domar tu día a día, organizar listas de quehaceres y entender cómo el CRM te avisa automáticamente de tus obligaciones.